A automação Trello é uma aliada poderosa na organização de tarefas e fluxos de trabalho. Especialmente com o uso do Butler — a ferramenta nativa de automação do Trello — é possível transformar tarefas manuais em comandos automáticos que economizam tempo e aumentam a produtividade. Neste artigo, você vai conhecer 7 automações avançadas com exemplos práticos em YAML para copiar e colar direto no seu quadro.

O que é automação Trello com Butler?
É o uso de comandos programáveis (em YAML ou interface gráfica) para realizar ações automáticas como mover cartões, adicionar etiquetas ou enviar notificações com base em gatilhos definidos.

Por que investir em automação Trello?

Muitas equipes gastam horas em tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas. Segundo um relatório da Zapier, 44% dos trabalhadores afirmam que o uso de automações economiza pelo menos um dia por semana em tarefas repetitivas. No Trello, o Butler permite essa economia com regras simples que eliminam o trabalho manual — sem precisar escrever código.

A seguir, veja como configurar 7 automações que podem economizar até 1 hora por dia, com trechos prontos para colar no Butler.

1. Mover cartões automaticamente ao concluir checklist

Ao concluir todos os itens de uma checklist, o cartão é movido para a lista “Concluído”.

- when: checklist "Etapas" is completed
  actions:
    - move the card to list "Concluído"

Essa automação é ideal para equipes que acompanham o progresso por checklist e precisam sinalizar a finalização de tarefas.

2. Adicionar checklist ao criar cartão em lista específica

Quando um novo cartão for adicionado à lista “A fazer”, uma checklist padrão é inserida automaticamente.

- when: a card is added to list "A fazer"
  actions:
    - add checklist "Etapas" to the card

Útil para padronizar processos de tarefas repetitivas, como onboarding de clientes ou checklist de publicação.

3. Definir prazo automaticamente ao adicionar membro

Atribuiu um membro a um cartão? O prazo será automaticamente definido para 5 dias úteis a partir da data atual.

- when: a member is added to a card
  actions:
    - set due date in 5 working days

Essa automação garante que nenhum cartão fique sem prazo, mantendo o time focado em entregas.

4. Marcar cartões atrasados com etiqueta

Cartões vencidos ganham automaticamente a etiqueta “Atrasado”, destacando pendências críticas.

- when: a card is overdue
  actions:
    - add the red label named "Atrasado" to the card

Excelente para facilitar o acompanhamento de tarefas críticas durante dailies ou reuniões de status.

5. Ordenar lista automaticamente após mover cartão

Organize a lista “Em andamento” sempre que um novo cartão for adicionado, com base na data de entrega.

- when: a card is added to list "Em andamento"
  actions:
    - sort the list by due date ascending

Ideal para times que seguem metodologias ágeis e priorizam tarefas pelo prazo.

6. Criar botão para finalizar cartão

Crie um botão visível no cartão que, ao ser clicado, move o cartão para “Concluído”, marca o prazo como concluído e remove todos os membros.

- button:
    name: "Finalizar"
    actions:
      - move the card to list "Concluído"
      - mark the due date as complete
      - remove all members from the card

Excelente para padronizar a finalização de tarefas sem depender de múltiplas ações manuais.

7. Enviar e-mail automático ao mover para “Precisa de feedback”

Ao mover um cartão para a lista “Precisa de feedback”, um e-mail automático é enviado ao(s) responsável(eis).

- when: a card is moved to list "Precisa de feedback"
  actions:
    - send an email notification to card members with subject "Feedback necessário" and message "Por favor, revise este cartão."

Essa automação acelera revisões e evita gargalos, especialmente em times de marketing, produto ou design.

Como implementar essas automações no Trello?

1. Acesse o menu do quadro e clique em “Automação”.
2. Escolha entre criar uma Regra, Botão de Cartão ou Comando de Data.
3. Copie e cole o código YAML desejado na aba “Avançado” do Butler.
4. Adapte os nomes de listas, etiquetas e checklists conforme seu fluxo.

Conclusão

Ao utilizar o Butler avançado no Trello, você transforma ações repetitivas em fluxos automáticos que reduzem erros, aumentam a eficiência e liberam tempo para atividades estratégicas. Com apenas algumas configurações, é possível economizar até 1 hora por dia em tarefas operacionais — um ganho significativo em produtividade.

Aplique essas automações no seu fluxo de trabalho e experimente o impacto direto na gestão de tarefas e na colaboração em equipe.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Como ativar o Butler no Trello?
O Butler está disponível nativamente no Trello. Basta acessar o menu lateral do quadro e clicar em “Automação”.

Preciso pagar para usar automações no Trello?
O plano gratuito oferece limites básicos. Planos pagos (como Premium) permitem mais comandos por mês.

Posso usar essas automações em qualquer tipo de quadro?
Sim, desde que seu quadro esteja ativo e com permissões adequadas. As automações funcionam em quadros pessoais ou de equipe.

YAML é obrigatório para criar automações no Trello?
Não. A interface visual do Butler permite criar automações sem código. O YAML é útil para regras mais avançadas e portabilidade.

As automações funcionam em tempo real?
Sim, desde que os gatilhos definidos sejam acionados, as regras são aplicadas automaticamente e quase instantaneamente.

ibf

Antônio Martins

Olá, eu sou o Antônio e aqui no blog Comunicação Positiva, escrevo sobre comunicação positiva para melhorar a comunicação, visando fortalecer relações familiares e criar ambientes de trabalho positivos.